物業拓展工作流程
                  欄目:物管知識 發布時間:2015-08-07

                  物業拓展工作流程

                  一、 獲取信息:

                  1、 定期做市場調查;

                  2、 客戶主動聯系;

                  3、 經協會或他人推介。

                  二、 甄選信息,確定目標客戶(適用于全委項目)

                  1、 綜合樓(高層)面積少于20000平方米項目不接,小區(多層)面積少于50000平方米項目不接;

                  2、 物業管理費用過低的不接;

                  3、 業主委員會非原則問題與物業公司糾纏不清的項目不接(限于成熟小區);

                  4、 維修基金不足或不到位的項目不接(限于成熟小區);

                  5、 物業管理配套設施不全,后續管理需要投入大量資金的項目不接;

                  6、 檔次過低的項目不接;

                  7、 曾因工程問題引起業主公憤、被媒體多次負面爆光、在業內造成不良影響的開發商的項目不接;

                  8、 開發商或大產權主超過二家的項目不接;

                  9、 公司資源配置達不到客戶滿意要求的項目不接。

                  三、項目調查 (適用于全委項目)

                  1、 要從多方面盡可能掌握項目信息,了解開發商的實力和主要目的,這是確定是否接手、采取哪種方式的基礎,否則很有可能為他人作嫁衣;

                  2、 知己知彼,盡量了解競爭對手的強項弱勢,取長補短。

                  四、制作方案的具體步驟

                  1、明確意向性目標后,由公司總經理或部門經理組織相關人員考察物業現場,為管理方案的構想奠定基礎;

                  2、 與開發商作進一步溝通,細化方案內容;

                  3、制定方案:

                  方案內容將根據招標文件要求或項目的實際情況制作,招標項目(全委)的方案大體包括以下幾個方面:

                  A、公司簡介

                  B、項目管理機制架構,包括:

                  提高管理服務水平的新設想。(針對實際情況,提出一些如何提高該小區社會、經濟、環境效益的措施和同場經營的設想及投標單位的合理要求,既要務實,又力求創新)。

                  擬采取的管理方式、工作計劃和物資裝備情況。管理方式,包括(但不限于,下同):內部管理架構、激勵機制、監督機制、自我約束機制、信息反饋處理機制。工作計劃,包括:管理服務人員住房、管理用房、器械、交通工具以及通訊、安全防范裝備及辦公用品等。

                  管理人員的配備、培訓、管理管理人員的配備,包括:管理處正副主任簡歷,各類人員數量、文化素質和專業素質、各崗位人員的配置等。管理人員的培訓,包括:對各類人員的培訓計劃、方式、目標及言行規范、儀容儀表、公眾形象等。管理人員的管理,包括:錄用及考核,淘汰機制,協調關系,服務意識,量化管理及標準化運作等。

                  C、物業項目的前期介入:需制訂有相應實施方案,列明前期人員、工作方式、工作內容等。

                  D、經費收支預算,包括:

                  應列明收入項目和支出項目預算,有文件規定的按文件規定,無文件規定的按市場價測定。另外應列出年度盈虧情況測算和增收節支措施。

                  E、物業項目的維修、養護和管理,包括:

                  1)機電設備設施的管理

                  制定有詳盡的設備設施年、季、月、期等定期維修保養檢修以及日常維修計劃、方案、標準;制定有各類應急搶修、處理方案;制定有詳盡的設備設施經濟運行方案,保證設備設施高效經濟地運行。

                  2)物業維修養護計劃和實施:根據房屋各部分的使用年限和房屋本體維修基金的建立情況,提出對房屋各部分的定期維護和日常維修計劃、方案、標準和實施效果。根據公共設施的使用年限和公共設施公共設施專用基金的建立情況,提出公共設施的定期維護和日常維護計劃、方案、標準和實施效果。

                  3)各項管理指標的承諾及為完成承諾指標采取的措施。

                  各項管理指標,包括:房屋及配套設施完好率、房屋零修、急修及時率、維修工程質量合格率及回訪率、綠化完好率、清潔保潔率、停車庫完好率、公共設施設備完好率、主要機電設備完好率、治安案件發生率、火災發生率、有效投訴率與處理率、管理人員專業培訓合格率、維修服務回訪率、使用人滿意率、其他有關指標。以上各項指標均需注明有關規范標準依據和計算測定依據以及承諾所采取的措施。

                  F、管理規章制度和檔案的建立與管理

                  1)管理規章制度,包括:公眾制度、單位內部崗位責任制、管理維護運作制度及標準、管理人員考核制度及標準。

                  2)檔案的建立與管理,包括:竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、物業使用人檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其它管理服務活動記錄及檔案。

                  G、公共秩序的維護

                  結合項目的具體情況和環境特點,提供行之有效的維持物業管理區域公共安全及周圍秩序的方案;對消防、公共安全、公共衛生等方面的突發性事件有應急預案。

                  H、保潔服務

                  根據項目的特點和實際情況,制定有合理的公共區域日常清潔保潔、消殺、垃圾處理的工作計劃及區域工作標準、規程等。

                  I、綠化養護管理

                  根據項目的特點和實際情況,制定合理的綠化養護方案,有區域工作標準、規程和對故意損壞植物的預防性措施。

                  J、社區文化便民服務

                  包括社區文化建設、社區服務與特約服務。

                  顧問項目的方案包括以下幾個基本方面(不限于)

                  1)項目的物業管理策劃

                  2)項目物業管理顧問服務范圍及內容

                  3)項目物業管理制度建設顧問服務

                  4)項目物業管理顧問模式及顧問酬金

                  5)項目物業管理主要顧問人員簡介

                  五、談判要素

                  1、 中標(全委)項目的談判內容:

                  a、 確定物業管理辦公用房及員工宿舍的面積;

                  b、 物業辦公用品及管理工具、用具的購置(一般辦公用品由物業公司自行購置,費用自負;物業管理所需的管理工具和用具配備、公共配套設備用品,由物業公司根據實際需要列出計劃送交甲方審核后,由甲方一次性購置投入配套,日后使用維護由物業公司負責。);

                  c、 確定小區內配套設施、設備(包括交通標志、樓號門牌標識、安全防護欄、保安崗亭、出入口道閘、樓層垃圾桶等,由開發商配備);

                  d、 房屋交付使用后保修期內的返修及費用問題

                  e、 前期介入的費用標準

                  f、 項目入伙后,小區入住率在50%以下時,公用水、電費分攤方法;

                  談判中,如對方提出的要求與法律相?;蛭曳阶陨砟芰υ蚨荒芙邮軙r,應直接提出,以免日后發生爭議,不能委曲求全,使自己陷入被動。

                  2、顧問項目的談判內容:

                  a、 根據開發商的主要需求確定公司所提供的方式,包括:駐場顧問管理、巡場顧問管理及專項培訓。報價標準主要依據項目類型、規模、市場行情及開發商的目的、要求而采取不同的價格策略。

                  b、 在開發商不能確定應采用哪種管理模式時,應正確分析、引導并向其解釋采取某種模式的原因,盡量注重實效。

                  c、 簽訂顧問合同時應同時正確引導對方,明確顧問內容及條款(尤其是我方的義務、費用標準)。

                  六、合同簽訂

                  根據談判結果,明確雙方的權利與義務后,與開發商或委托方簽訂合同,并根據開發商要求,制定相關工作計劃。


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